Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі

Відповідно до пункту 41 постанови КМУ від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами)

1. Найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, його категорія:Виконавчий комітет Золотоніської міської ради; 19702, Україна, Черкаська обл., місто Золотоноша, вул. Садовий проїзд, будинок 8; код за ЄДРПОУ – 04060849; категорія замовника – юридична особа, яка забезпечує потреби держави або територіальної громади.
2. Назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота)  та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності): Комплект  системи поіменного електронного голосування ДК 021:2015 – 32510000-1 – Бездротові телекомунікаційні системи
3. Очікувана вартість предмета закупівлі: 601 648 грн. з урахуванням ПДВ.
4. Процедура закупівлі: відкриті торги з особливостями.
5. Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі:

Вимоги до учасників на товар, який планується до поставки:

1. Система голосування має відповідати технічним та функціональним вимогам, описаних нижче, необхідних для ведення пленарних засідань сесії та постійних комісій міської ради.
2. Товар має бути новий без попередньої експлуатації без дефектів.
3. Якість товару повинна повністю відповідати діючим в Україні державним стандартам та технічним умовам, встановленим для кожного виду товару, і підтверджуватись документами, передбаченими діючим законодавством (в тому числі сертифікатами, виданими органами Держстандарту України – на товари, що підлягають обов’язковій сертифікації), копії яких подаються Постачальником Замовнику при передачі Товару.

4.4. Гарантійний строк має бути не менше ніж 12 місяців впродовж якого Постачальник несе відповідальність за несправність товару (окрім ушкоджень внаслідок неправильного використання Замовником), про що зазначається у відповідних гарантійних документах.

4.5. Гарантія має бути надана безпосередньо Постачальником обладнання. За жодних умов, Постачальник не може перекладати відповідальність за поломки і несправності на будь-яких третіх осіб. Треті особи можуть нести відповідальність за поломки і несправності перед Постачальником, але не перед Замовником.

4.6. Учасник визначає ціну з урахуванням усіх своїх витрат, податків і зборів, що сплачуються або мають бути сплачені, в тому числі на транспортування до місця поставки, страхування та інше.

4.7. Постачальник надає безкоштовні послуги з технічної підтримки протягом 12 місяців з моменту встановлення системи та навчання з її роботи (1-2 заходи за потреби).

Опис предмета закупівлі:

метою дотримання законодавства, Учасник може враховувати еквівалент або аналог за умов відповідності опису елементу, тому всі посилання на конкретну марку, виробника, фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника, слід вважати «або еквівалент». Зазначені розміри в характеристиках товару слід вважати «не менше ніж».

Технічні вимоги

Для обмеження стороннього доступу система повинна мати 3-рівневий захист:

– робота системи в локальній мережі закритого типу, а саме підключення до системи виключно в зоні дії захищеної точки WiFi встановленої в будівлі виконкому в радіусі 30 метрів.

–  доступ до системи лише визначених пристроїв, що ідентифікуються за mac-адресами.

– доступ користувачів за персональною ідентифікацією (картка голосуючого та/або логін і пароль).

Під’єднатись до системи можуть лише пристрої, унікальні коди (mac-адреси) котрих внесено в систему, підключення сторонніх пристроїв неможливе. Також неможливе підключення зазначених пристроїв до системи через будь який зовнішній доступ.

Під’єднання пристроїв до системи повинно здійснюватись 2-ма способами – через кабельну мережу та через бездротову мережу WiFi.

У випадку використання логіну та паролю як засобу ідентифікації, паролі генеруються системою, доступ до зміни паролю має лише користувач. Модератор системи має можливість скинути пароль, після чого користувач повинен змінити свій пароль.

Комплекс розроблений на базі технологій html, php, mysql, java і інш. та локального сервера. Можливість збільшення користувачів.

Управління системою

Управління системою здійснюється через веб-інтерфейс. Система повинна передбачати багатокористувацький доступ до налаштувань та управлінських функцій,  можливість гнучкого налаштування та обмеження прав доступу для різних користувачів до різних модулів (частин налаштування і керування системою), одночасну роботу в системі кількох модераторів.

Інтерфейс системи, адміністративної панелі, робочі місця користувачів повинні відображатись державною мовою. Адміністративна панель може містити налаштування англійською мовою.

Функціональні вимоги

Система повинна дозволяти здійснювати налаштування параметрів відповідно до регламенту, що діє в Золотоніській міській раді (час виступу, кількість голосуючих, прийняття різних типів рішень тощо).

Основні функції, які повинна виконувати система поіменного електронного голосування:

Підсистема електронного голосування

1. Ідентифікація голосуючих з допомогою аутентичних даних: логін і пароль
2. Створення, редагування проєктів рішень ради
3. Створення та редагування поправок і приєднання до проєктів рішень ради
4. Приєднання до проектів та поправок додатків у *.pdf форматі
5. Додавання до проєктів рішень висновків засідань постійних депутатських комісій
6. Створення, редагування порядків денних з автоматичним сортування питань порядку денного при внесенні змін у черговість
7. Запис на виступ депутатами та відмова від нього та ведення відліку часу виступу визначеного регламентом ради
8. Вивід даних про доповідача (виступаючого) на табло та ведення регламенту виступу доповідача
9. Вивід черги записаних на виступ на табло з динамічної зміною запису на виступ чи відмови від виступу
10. Реєстр запрошених з можливістю надання їм слова під час засідань згідно регламенту ради
11. Проведення реєстраційних голосувань (з результатом: підтверджено/не підтверджено і висновком про наявність чи відсутність кворуму)
12. Проведення поіменних голосувань за проєкти рішень та поправки до них
13. Проведення процедурних, внесених з голосу, поіменних голосувань
14. Проведення поіменних голосувань за депутатські запити
15. Проведення поіменних голосувань типу 1/3 , 2/3 від складу ради
16. Проведення поіменних “пакетних голосувань”
17. Кількість голосів необхідних для прийняття рішень по голосуваннях (окрім тих, де необхідно половина складу ради +1), фіксується в налаштуваннях системи відносно прийнятого регламенту ради і змінюється модератором (процедурні, голосування за депутатські запити, тощо)
18. Можливість проведення «Реєстраційного голосування» до моменту розпочинання сесії
19. В налаштуваннях системи додано функцію “не відображати хід голосування в кольорах”
20. В процесі голосування на центральному табло не відображаються зеленим, жовтим і червоним кольором вибір депутатів
21. Виведення на табло ходу поіменного голосування візуалізовано відповідно до закріплення розташування депутатів у залі
22. Виведення на табло загальних результатів голосування після завершення процедури голосування
23. Формування, збереження по вивід на табло звіту про результати поіменного голосування
24. Формування, збереження по вивід на табло результатів голосувань пофракційно
25. Ведення системою автоматичного технічного протоколу ходу засідання – (фіксувати) час (послідовність) подій, які відбуваються підчас проведення сесії:
26. Ведення аудіо протоколу засідання (окремий файл (mp3) для різних подій: виступи депутатів, доповіді, запитання, і т.п. для швидкого пошуку та прослуховування та збереження)
27. Ведення протоколу безпеки: фіксування часу і дії адміністраторів та модераторів Системи
28. Створення довідника шаблонних фраз із швидким і зручним вибором для різних голосувань та висновків комісій.
29. Користувацька адаптація виведення інформації на табло (розміщення, розмір, колір, і т.п.)
30. Перегляд ходу та результатів голосувань, їх фільтрація за засіданнями, скликаннями, типу, виду та результату
31. Виведення довільних повідомлень (оголошень) на табло з додаванням графічних та аудіо файлів
32. Для зменшення витрат часу на внесення проєктів рішень в систему: функція автоматичного імпорту текстів з одного (чи кількох одночасно) файлів *.docx
33.Функція автоматичного створення резервної копії бази даних після завершення пленарного засідання.
34. Додано функцію обміну текстовими повідомленнями між головуючим і депутатами та депутатами між собою. (внутрішній чат – який можна дозволити/заборонити в налаштуваннях)
35. На пристроях для голосування депутатів (ноутбуках, планшетах або інш.) окрім функції голосування відтворюється інформація про хід засідання, тексти проєктів рішень та додатки до них, внесені поправки і їх авторів, висновки комісій, результати попередніх голосувань (загальні, поіменні), черга записаних на виступ, тощо.
36. На пристроях для голосування депутатів реалізовано можливість перегляду нормативних документів ради (регламент, положення) та інших документів внесених модератором в систему
37. Передбачено для депутатів можливість через функціонал системи декларувати наявний конфлікт інтересів у проєкті рішення
38. Передбачено для депутатів можливість запису на виступ до будь якого питання порядку денного, котре ще не розглядалось.
39. Гостьовий вхід з робочого місця депутата: вхід особи, яка не є депутатом, перегляд всієї доступної інформації, порядок денний, проекти рішень, поправки, додатки, результати поіменних голосувань, тощо, без можливості брати участь у голосуваннях та записуватися на виступ
40. Розроблено зовнішній ВЕБ модуль (сайт) для автоматичної публікації (оприлюднення) проектів, прийнятих рішень, поіменних голосувань, хід засідання, статистика роботи депутатів ради, та багато іншого)
41. Передбачено можливість приховування персональних даних в тексті проєкту рішення при публікації на загальнодоступний веб-модуль системи «ГОЛОС»
42. Передбачено можливість внесення інформації про графік і місце прийому громадян, контактні дані депутата, біографічну довідку, передвиборчу програма для подальшої публікації цих даних на загальнодоступному веб-модулі системи «ГОЛОС»
43. Формування рейтингу відвідуваності депутатів
44. Формування рейтингу участі у голосуваннях депутатів
45. Формування звіту по депутату: за що саме проголосовано ЗА, ПРОТИ, чи УТРИМАВСЯ і підчас яких голосувань депутат був відсутній чи не брав участь у голосуваннях
46. Формування звіту про кількість поданих проєктів рішень та поправок до проєктів рішень і скільки з них підтримано радою
47. При формуванні звітів можна вибрати як за весь період, так і вказати проміжок дат
48. До запланованих, поточних, проведених сесії – можливість приєднання: розпорядження, протоколу, порядку денного, додаткової інформації, посилання на відеозапис,…
49. Керування модератором меню веб-модуля: які розділи відображати на сайті, а які ні
50. Формування результатів поіменного голосування опублікованих на офіційному веб-порталі у форматі *.pdf
51. Публікація інформації у форматі відкритих, структурованих даних – json, що дозволяє її автоматизоване оброблення іншими електронними засобами

6. Обґрунтування розміру бюджетного призначення: розмір бюджетного призначення визначений відповідно до рішень міської ради від 22.12.2022 № 25-61/VIII „Про бюджет Золотоніської територіальної громади на 2023 рік” та від 09.02.2023 № 26-17/VIII „Про внесення змін до рішення міської ради від 22.12.2022 № 25-61/VIII „Про бюджет Золотоніської територіальної громади на 2023 рік” та рішенням від 22.12.2022 № 25-47/VIII „Про затвердження Програми висвітлення діяльності Золотоніської міської ради та її виконавчих органів друкованим засобом масової інформації на 2023-2025”.

7. Обґрунтування очікуваної вартості предмета закупівлі: Розрахунок очікуваної вартості здійснювався методом порівняння ринкових цін, а саме: здійснено пошук, збір та аналіз інформації про ціну товару, що міститься у мережі Інтернет у відкритому доступі та розцінок постачальників.

8. Процедура закупівлі: відкриті торги з особливостями.