При застосуванні програмних реєстраторів розрахункових операцій (далі – ПРРО) відкриття робочої зміни особою, яка здійснює розрахункові операції, відбувається на підставі технологічного повідомлення з типом відкриття зміни, яке автоматично формується програмним забезпеченням ПРРО при виконанні такої операції особою, яка здійснює розрахункові операції, а закриття зміни здійснюється на підставі Z-звіту або технологічного повідомлення про закриття зміни, яке формує програмне забезпечення ПРРО після формування Z-звіту.
Пунктом 2 Вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 18 лютого 2002 року № 199 «Про затвердження вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій та вимог щодо забезпечення виконання фіскальних функцій програмними реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування» із змінами та доповненнями, визначено, що зміна – це період роботи реєстратора розрахункових операцій від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту.
Фіскальний звітний чек (Z-звіт), створюється засобами ПРРО щоденно у електронній формі у разі здійснення розрахункових операцій або закриття робочої зміни та подається до фіскального сервера засобами комунікацій. Z-звіт може бути сформованим в електронній формі або роздрукованим.
Суб’єкт господарювання протягом дня в ПРРО може відкрити нову робочу зміну у разі формування фіскального звітного чека (Z-звіту) та закриття попередньої зміни.
При цьому, якщо кнопка формування Z-звіту не активна, то це свідчить про те, що зміна вже закрита та Z-звіт сформовано. Для перевірки суб’єкту господарювання рекомендовано перейти на початкове меню та переконатись, що є активною кнопка «Відкрити зміну».