З 20 листопада 2015 року змінено порядок його проставлення на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України. Новий порядок дозволяє робити це через відділи державної реєстрації актів цивільного стану територіальних управлінь юстиції.
Відтепер громадяни, яким необхідно проставити апостиль на документах, що видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, судами та нотаріусами, з метою їх подальшого використання за кордоном, мають можливість проставляти апостиль на документах, не відвідуючи місто Київ та, не звертаючись, до посередників.
Для цього, громадянин повинен пред’явити до відділу державної реєстрації документ, що посвідчує його особу, відповідні документи для проставлення апостиля та документ про оплату за проставлення апостиля.
Заява формується та реєструється виключно за наявності документа про оплату послуги з проставлення апостиля.
Слід зазначити, що наказом Міністерства юстиції України від 18.12.2003 № 161/5 „Про розмір та порядок оплати послуг за проставлення апостиля” визначена плата за проставлення апостиля:
– для громадян України, іноземців та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн);
– для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян
(85 грн).
Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.
Проставлення апостиля або відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів;
Строк проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів – у разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності.
Слід звернути увагу, що, якщо текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження; документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв’язку; у документі є незастережені виправлення або дописки, у проставленні апостиля може бути відмовлено. У разі відмови у проставленні апостиля плата за надання послуг не повертається.