Одним із основних напрямків роботи архівного відділу є використання документів, в тому числі виконання запитів соціально-правового та тематичного характеру, а саме надання архівних довідок, архівних витягів, архівних копій, які мають юридичну силу і використовуються громадянами для підтвердження своїх прав. Вони видаються лише на підставі документів, які зберігаються в архівному відділі після отримання письмової заяви (запиту).
1. Подання запитів до архіву
Запити юридичних/фізичних осіб можуть подаватися до архівного відділу поштою, електронною поштою, факсом та на особистому прийомі.
Особистий прийом громадян здійснює начальник архівного відділ за адресою м. Золотоноша, вул. Садовий проїзд, 7.
Усі запити, що надійшли до архівного відділу (поштою, електронною поштою, на особистому прийомі) підлягають обов’язковому розгляду.
2. Види запитів
Архівний відділ виконує такі види запитів: соціально-правового характеру, майнові і тематичні.
Соціально-правові запити – запити фізичної або юридичної особи, пов’язані із соціальним захистом, спрямовані на забезпечення їхніх законних прав та інтересів, у тому числі пенсійне забезпечення та отримання пільг і компенсацій відповідно до законодавства та міжнародних зобов’язань України, що передбачають витребування інформації про:
- освіту і навчання (Золотоніське педагогічне училище Полтавського (з 1954 року) Черкаського відділу народної освіти за 1936, 1938-1940, 1943-1955 навчальні роки);
- трудовий стаж і заробітну плату (див. Перелік ліквідованих підприємств, установ і організацій міста, документи з кадрових питань (з особового складу) яких зберігаються в архівному відділі Золотоніської міської ради);
- обрання депутатами Золотоніської міської ради.
Надання архівних довідок, копій або витягів на запити фізичних і юридичних осіб, необхідних для соціального захисту громадян, здійснюється архівним відділом безоплатно.
Майнові запити – це підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно – рішення виконкомів про: виділення земельних ділянок під будівництво об’єктів господарства, установ, закладів, житлових будинків, допоміжних приміщень; надання дозволу на реконструкцію та перебудову існуючих споруд та ін.
Тематичні запити – це надання інформації з певної проблематики, теми, події, факту за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати.
- Виконання тематичних та майнових запитів архівний відділ здійснює як платну послугу (див. Ціни на платні послуги, які надаються архівним відділом Золотоніської міської ради).
Надання архівних довідок, необхідних для соціального захисту громадян судам, правоохоронним органам, органам державного фінансового контролю, депутатам, органам виконавчої влади та місцевого самоврядування, а також юридичним і фізичним особам, які передали документи на зберігання, здійснюється безоплатно.
Непрофільні запити. Запити, що не відповідають профілю архівного відділу, впродовж 15 днів з дати їхньої реєстрації в архівному відділі пересилаються за місцем зберігання витребуваних документів з письмовим інформуванням заявника або ж архівний відділ надає заявникові відповідні рекомендації письмово.
3. Оформлення запиту
Запити оформлюються заявниками за встановленими формами (див. Зразки заяв) або у довільній формі, де повинні бути зазначені особисті дані, вказано всі необхідні для виконання запиту дані та повне викладення суті питання.
Для фізичної особи обов‘язковими реквізитами є: прізвище, ім‘я та по батькові заявника, повна поштова адреса (вулиця, номери будинку, квартири, населений пункт, країна, поштовий індекс), за наявності – електронна адреса.
Анонімні запити (без зазначення прізвище, ім‘я та по батькові заявника, повної поштової адреси) не реєструються і на виконання не приймаються.
Для юридичної особи обов‘язковим є оформлення запиту на бланку установи за підписом керівника.
Заяви, запити оформлені без дотримання вимог повертаються заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніше як через 10 днів від їх надходження.
4. Строки виконання запитів
Соціально-правові, майнові та тематичні запити виконуються у термін до 1 місяця (до 30 календарних днів) з моменту його реєстрації. У разі виконання запиту без перегляду архівних документів (за довідниками, каталогами, картотеками, базами даних) строк його виконання становить 15 днів з дати реєстрації. Строк виконання може бути продовжений за рішенням начальника архівного відділу, про що обов’язково інформують заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати 45 днів (ст. 20 Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 № 393/96-ВР).
Звернення судових органів та прокуратури розглядаються у строки вказані у запитах та не перевищують 15 днів.
Першочергово виконуються запити осіб, які мають встановлені законодавством пільги.
Повторні звернення (запити) від одного й того ж громадянина не розглядаються, якщо перше звернення (запит) вирішено по суті і надано вичерпну відповідь. Не розглядаються звернення (запити) від недієздатних осіб (ст. 8. Закону України «Про звернення громадян»).
Ст. 20 Закону України «Про доступ до публічної інформації» від 13.01.2011 № 2939-17 з вимогою розгляду звернення (запиту) у 5-денний термін стосується тільки інформації про діяльність архіву як державної установи і не розповсюджується на виконання архівними установами запитів соціально-правових, майнових, тематичних, які керуються Законами України «Про звернення громадян», «Про інформацію», «Про Національний архівний фонд та архівні установи».