За статтею 3 КЗпП законодавство працю регулює трудові відносини працівників усіх підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, виду діяльності і галузевої належності, а також собі, які працюють за трудовим договором з фізичними особами. Таким чином, ведення документів, передбачених законодавством про працю, однакове для всіх роботодавців.
Водночас під час оформлення трудових договорів із фізичними особами-підприємцями є певні особливості. Так, законодавство про працю не передбачає укладання колективного договору у фізичних осіб-підприємців (хоч і не забороняє), а також наявності правил внутрішнього трудового розпорядку.
Натомість під час укладання трудового договору з фізичною особою є обов’язковим додержання письмової форми трудовго договору, форма якого затверджена наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 08.06.2001 № 260.
Ця форма передбачає строк трудового договору (строковий чи безстроковий), характеристики роботи, вимоги до рівня її виконання (за обсягом виробництва (робіт), якістю виконання робіт, рівня виконання норм та нормованих завдань), дотримання правил з охорони праці, строків її виконання, умови оплати праці, забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці для виконання прийнятих працівником зобов’язань (обладнання робочого місця відповідно до вимог нормативних актів про охорону праці, надання потрібного інвентарю, робочого одягу), тривалість та режим роботи (вихідні дня, тривалість та час початку і закінчення щорічної відпустки), пільги з оподаткування тощо.
Відповідно до пункту 2.21-1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція), трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб – суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг(кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників, таким чином, відсутня потребу у веденні Книги обліку руху трудових книжок.
Наявність особових карток працівників чинним законодавством про працю не передбачена, крім п. 2.5 Інструкції. Водночас працівник має можливість ознайомитися із записами в трудовій книжці безпосередньо, оскільки вона зберігається в нього. Наявність особових карток передбачається вимогами іншого законодавства, наприклад, постановою Кабінету Міністрів України від 07.12.2016 № 921 «Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку, призовників і військово-зобов’язаних».
Таким чином, у фізичної особи-підприємця обов’язково мають бути в наявності документи, що підтверджують факт укладення трудового договору з працівником (один примірник трудового договору із підписом працівника, наказ про прийняття на роботі, повідомлення до органів Державної фіскальної служби про прийняття працівника на роботу), документи, якими забезпечений облік виконаної працівником роботи (наприклад, табелі обліку робочого часу), нарахування і виплати заробітної плати (наприклад, відомості нарахування та виплати заробітної плати або інші документи, що підтверджують факт нарахування заробітної плати, її розміри та факт виплати), а також накази (за наявності про переведення працівників на іншу роботу, надання відпусток, притягнення до дисциплінарної відповідальності, звільнення тощо. Надати вичерпний перелік документів для кожного виду діяльності та умов праці неможливо, оскільки саме від виду діяльності та професії працівника залежить потреба в проходженні працівниками медоглядів, проведення атестації робочих місць за умовами праці, укладання договорів про матеріальну відповідальність.
