Найбільш поширеним способом оформлення документів для їх можливого використання за кордоном є проставлення апостиля, запровадженого Гаазькою Конвенцією.
Апостиль – це спеціальний штамп, який проставляється на офіційних документах, що надходять від держав – учасниць Конвенції. Він засвідчує справжність підпису особи під документом і автентичність відбитку печатки або штампа, якими скріплено відповідний документ.
Якщо документ призначається для використання в країні, що не приєдналася до Конвенції або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції, то у проставленні апостиля на документі відмовляється.
Згідно пункту 5 частини 2 статті 11 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» відомості, що містяться в Єдиному державному реєстрі, надаються у вигляді: виписок у паперовій формі для проставлення апостилю та в електронній формі.
Виписка з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля надається державним реєстратором територіального органу Міністерства юстиції України.
При поданні запиту на отримання виписки з Єдиного державного реєстру заявник одночасно подає документ про оплату послуги з проставлення апостиля.
Якщо зая’вник звільнений від сплати послуг з проставлення апостиля, то пред’являється документ, що підтверджує право на звільнення від сплати.
За результатом розгляду запиту посадова особа головного територіального управління юстиції формує виписку, яку передає уповноваженій посадовій особі відділу державної реєстрації актів цивільного стану відповідного територіального органу для проставлення на такій виписці апостиля та надання її заявникові відповідно до Порядку проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2015 року №2268/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 року за №1419/27864.
Отже, в Черкаській області для отримання виписки з Єдиного державного реєстру для прославляння апостиля необхідно звертатися до Головного територіального управління юстиції у Черкаській області за адресою: м. Черкаси, бульвар Шевченка, 185, кабінет № 261, тел.: (0472) 54 08 29.