На виконання делегованих державою виконавчим органам міської ради повноважень, архівний відділ Золотоніської міської ради спрямовує роботу на зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста. Відповідно до власних (самоврядних) повноважень відділ також здійснює централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до НАФ.

  • Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду

    На 1 січня 2017 року в сховищах архівного відділу зберігається 7435 од.зб. по 46 фондах. З них:

    • 4226 од.зб. документів Національного архівного фонду
    • 3209 од.зб. документів з кадрових питань (особового складу).

    Документи обліковуються за 93 описами  (32 описів на управлінську документацію та 59 описів на документи з особового складу).

    Загальна протяжність стелажного обладнання становить 159 пог. м. Ступінь заповнення стелажного обладнання 80%.

    Протягом звітного року:

    • проведено перевіряння наявності 500 справ (ДЗ «Золотоніська технічна школа Укрзалізниці» – 284 од.зб., Редакція Золотоніської міської громадсько-політичної газети «Златокрай» – 216 од.зб.), відсутніх справ не виявлено. Ведеться картотека обліку фізичного стану документів;
    • прийнято на зберігання 2 нових фондів  та 7 частин фондів.

    Також в архівосховищах проводилося вологе прибирання та знепилення, в літній період здійснювалося провітрювання архівосховищ; проводилося фіксування волого-температурного режиму.

    Охорону приміщення архіву здійснює Управління Державної служби охорони при УМВС України в Черкаській області. Підтримується на належному рівні технічний стан охоронної сигналізації. Регулярно здійснюються профілактичні огляди охоронної сигналізації,  стану пристроїв для замикання сховищ та робочого кабінету, дотримується порядок доступу до архівосховищ. На території, де розміщений архівний відділ, є пост цілодобової фізичної охорони.

    У 2016 році розроблено проектно-кошторисну документацію на обладнання архівного відділу пожежною сигналізацією та оповіщення про пожежу з підключенням на пульт централізованого пожежного спостереження, а також здійснено монтаж системи пожежної сигналізації. Придбано: металеві двері (вхідні, вхід у сховище), 2 стелажі (протяжністю 12 пог. м.), короба – 50 шт., 1 вогнегасник типу ВП-5 (4 вогнегасники перезаряджено). Проведено косметичний ремонт кабінету начальника відділу.

    Здійснено комплекс заходів, що забезпечили покращення матеріально-технічної бази архівного відділу та підтримання протипожежного режиму.

  • Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду

    Архівним відділом  у 2016 році проведено збір документів особового походження: спогади учасника АТО Олександра Осадчого.

    Також постійно проводиться робота по збору матеріалів, першоджерел, спогадів свідків голодомору, учасників Великої Вітчизняної Війни та бойових дій в Афганістані і на Сході України.

  • Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів

    Упродовж 2016 року експертною комісією архівного відділу погоджено положень: про архівні підрозділи – 3, про експертні комісії – 3; номенклатур справ установ – 6.

    Протягом 2016 року архівним відділом здійснено 1 комплексну та 4 контрольних перевірок роботи з документами в установах міста.

    Проведено семінар з особами відповідальними за архів в установах на тему «Забезпечення збереженості документів в архівних підрозділах».

    Службові документи та інформація відділу зберігаються на персональному комп’ютері. Захист комп’ютера від загроз з Інтернету здійснюється шляхом використання антивірусного програмного забезпечення.

  • Використання інформації документів НАФ

    Протягом 2016 року в архівному відділі прийнято та надано консультації  197 заявникам, прийнято на особистому прийомі – 6 осіб.

    Більшість соціально-правових запитів виконаних в 2016 році були про заробітну плату – 87 запити (44,2 %) та стаж роботи – 84 запитів (42,6 %). Крім того надходили запити щодо надання квартир та земельних ділянок, введення в експлуатацію будівель та господарських споруд, обрання депутатами місцевих рад – 26 запитів (13,2%).

    У приміщенні архівного відділу обладнаний куточок заявника із зразками заяв, графіками особистого прийому та ін. При необхідності можливе користування всесвітньою інформаційною мережею Інтернет.